Quy trình kiểm soát tài liệu

Thứ hai - 30/11/2015 15:57 - Đã xem: 164
MỤC LỤC
SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
  1. MỤC ĐÍCH
  2. PHẠM VI
  3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
  4. ĐỊNH NGHĨA
  5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
    1. Kiểm soát tài liệu nội bộ
      1. Nhu cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu
      2. Thiết lập & sửa đổi tài liệu
      3. Xem xét và phê duyệt tài liệu
      4. Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu
      5. Lưu giữ tài liệu
      6. Thu hồi tài liệu
  6. Kiểm soát tài liệu bên ngoài
    1. Thu thập tài liệu
    2. Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu
    3. Lưu giữ tài liệu
    4. Thu hồi tài liệu
  7. BIỂU MẪU
  8. HỒ SƠ CẦN LƯU
 
Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt
Họ tên Nguyễn Văn A    
Chữ ký  
 
 
 
 
 
 
   
 
Chức vụ .................. Đại diện lãnh đạo  
 

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
 
Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần ban hành / Lần sửa đổi Ngày ban hành
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
         
 
 
  1. MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức kiểm soát các tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật -  thuộc hệ thống quản lý chất lượng của VP UBND tỉnh...
 
  1. PHẠM VI
Áp dụng đối với các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại VP UBND tỉnh...
  1. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
  • Điều 4.2.3 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
  • Sổ tay chất lượng.
 
  1. ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT
  • Tài liệu nội bộ: là tài liệu được thiết lập và ban hành trong nội bộ VP UBND tỉnh...liên quan đến HTQLCL.
  • Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: là tài liệu được thiết lập và ban hành bởi các tổ chức bên ngoài liên quan đến HTQLCL.
  • Tài liệu được kiểm soát: là các tài liệu  VP UBND tỉnh...cần kiểm soát tính chính xác, cập nhật tính hiện hành của tài liệu theo bản gốc được lưu giữ tại 1 đơn vị được giao kiểm soát tài liệu.
  • Đơn vị:         Các đơn vị trực thuộc VP UBND tỉnh...
  • ĐDLĐ:         Đại diện lãnh đạo    
  • HTQLCL:     Hệ thống quản lý chất lượng
  1. NỘI DUNG QUY TRÌNH
TT Hoạt động Trách nhiệm Mô tả Biểu mẫu
5.1 Kiểm soát tài liệu nội bộ
5.1.1 Nhu cầu thiết lập/ sửa đổi tài liệu Mọi cán bộ, công chức Khi có nhu cầu  thiết lập tài liệu mới, cán bộ, công chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ về tài liệu nội bộ cần ban hành.
Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo các bước tiếp theo. Ngược lại, quá trình sẽ kết thúc.
 
5.1.2 Thiết lập/ Sửa đổi tài liệu Người được chỉ định Thiết lập/ sửa đổi tài liệu theo nhu cầu  
5.1.3 Xem xét và phê duyệt tài liệu
 
ĐDLĐ và/ hoặc  Lãnh đạo VP UBND tỉnh...
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ĐDLĐ hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm xem xét dự thảo các tài liệu.
  • Nếu chấp nhận, thì chuyển tài liệu cho Lãnh đạo VP UBND tỉnh...phê duyệt.
  • Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện cho đến khi chấp nhận. Chu trình thực hiện theo ý thứ nhất.
Trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu được quy định như sau:
TT Loại tài liệu Thẩm quyền xem xét Thẩm quyền phê duyệt
1 Sổ tay chất lượng ĐDLĐ Lãnh đạo
2 Thủ tục, quy trình ĐDLĐ Lãnh đạo
3 Thủ tục cấp phòng Trưởng đơn vị/ĐDLĐ ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo
4 Các Hướng dẫn công việc Trưởng đơn vị ĐDLĐ
 
5.1.4 Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu Phòng TC-HC Phòng TC-HC của VP UBND tỉnh...cập nhật các tài liệu được phê duyệt theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ để theo dõi toàn bộ tài liệu được ban hành trong VP UBND tỉnh... và tài liệu phân phối cho Lãnh đạo VP UBND tỉnh...Phòng TC-HCphân phối các tài liệu đã được phê duyệt tới các đơn vị trực thuộc và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu. BM 01.01
 
 
 
BM 01.02
5.1.5 Lưu giữ tài liệu Các đơn vị liên quan Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.01 - Danh mục tài liệu nội bộ. BM 01.01
5.1.6 Thu hồi tài liệu Phòng TC-HC Khi có sự yêu cầu phân phối tài liệu được sửa đổi/ ban hành lại bởi ĐDLĐ hoặc Lãnh đạo VP UBND tỉnh..., Phòng TC-HC thu hồi các tài liệu nội bộ cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất.
Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời
BM 01.02
5.2 Kiểm soát tài liệu bên ngoài
5.2.1 Thu thập các tài liệu liên quan Mọi cán bộ, công chức Mọi cán bộ, công chức khi thu thập, phát hiện các tài liệu mới liên quan có trách nhiệm thông báo hoặc gửi về cho ĐDLĐ.  
5.2.2 Lập danh mục, theo dõi tình trạng và Phân phối tài liệu ĐDLĐ
Phòng TC-HC
ĐDLĐ xem xét và quyết định những tài liệu nào cần theo dõi và kiểm soát.
ĐDLĐ chỉ đạo Phòng TC-HC lập BM 01.03 – Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài của VP UBND tỉnh...đối với các tài liệu cần thiết và phân phối tới các đơn vị và các cá nhân liên quan theo BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu.
 
 
BM 01.03
BM 01.02
5.2.3 Lưu giữ tài liệu Các đơn vị liên quan Trưởng các đơn vị đảm bảo rằng Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài hiện hành phải được cập nhật theo BM 01.03 - Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được sử dụng ở đơn vị mình.  
5.2.4 Thu hồi tài liệu Phòng TC-HC Khi các tài liệu không còn giá trị sử dụng, hết ý nghĩa sử dụng, Phòng TC-HC thu hồi các tài liệu bên ngoài cũ ở tất cả các đơn vị được phân phối dựa vào BM 01.02 - Sổ phân phối tài liệu và phân phối tài liệu hiện hành nhất.
Các tài liệu lỗi thời phải được đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”.
 
  1. BIỂU MẪU
TT Mã hiệu Tên Biểu mẫu
  1.  
BM 01.01 Danh mục tài liệu nội bộ
  1.  
BM 01.02 Sổ Phân phối tài liệu
  1.  
BM 01.03 Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
 
  1. HỒ SƠ CẦN LƯU
TT Tên Biểu mẫu
  1.  
Danh mục tài liệu nội bộ
  1.  
Sổ Phân phối tài liệu
  1.  
Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
Chú ý: Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 02 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.
 
 

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây