Theo báo cáo của Văn phòng UBND tỉnh, trong năm 2018, bộ phận Văn thư - Lưu trữ của đơn vị đã ban hành văn bản hướng dẫn, phối hợp với cán bộ, công chức, viên chức các phòng, ban, trung tâm lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; thu gom tài liệu tồn đọng tại phòng làm việc của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh để sắp xếp vào kho theo đúng quy định. Bộ phận Văn thư - Lưu trữ của Văn phòng cũng đã thực hiện nghiêm túc việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, cụ thể: Bàn giao 104,03 m tài liệu giai đoạn 2010 - 2011 cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh vào tháng 7/2018. Ngoài ra, khối tài liệu bảo quản vĩnh viễn phông UBND tỉnh sau khi được chỉnh lý hoàn thiện cũng đang được hoàn tất thủ tục cần thiết để nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định. Bên cạnh đó, Văn phòng bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu như tiếp tục bố trí kho lưu trữ để bảo quản các văn bản do UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh ban hành giai đoạn 2012 - 2018 với diện tích 153m2; bố trí kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ công việc chuyên môn của các phòng chuyên môn chưa chỉnh lý; trang bị phương tiện thiết yếu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Đặc biệt, hàng tuần, cán bộ phụ trách lưu trữ thực hiện tốt chế độ vệ sinh định kỳ kho lưu trữ, tài liệu; thường xuyên kiểm tra kho và sắp xếp lại tài liệu trên giá để bảo quản an toàn theo quy định; công tác phòng cháy, chữa cháy được quan tâm chú trọng.

Tính đến đầu tháng 12/2018, Bộ phận Văn thư Văn phòng UBND tỉnh đã xử lý 41.228 văn bản, trong đó tiếp nhận 29.305 văn bản đến gồm văn bản đến lãnh đạo 11.932 văn bản, đến chuyên viên 16.761 văn bản, mật, tối mật, tuyệt mật 612 văn bản; ban hành 11.923 văn bản đi, cụ thể: Quyết định quy phạm pháp luật 32 văn bản, Quyết định cá biệt UBND 4.233 văn bản, Chỉ thị UBND 15 văn bản, Công văn 6.633 văn bản, Giấy mời 426 văn bản, mật 142 văn bản, báo cáo 281 văn bản, Công điện 09 văn bản, Văn bản đi của Ban Cán sự Đảng UBND 207 văn bản, văn bản sao y 18 văn bản. Nhìn chung, văn bản đến được bộ phận Văn thư tiếp nhận, xử lý kịp thời, không để xảy ra chậm trễ. Chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản đi ngày càng được nâng cao, nội dung văn bản phù hợp, thể thức, kỹ thuật trình bày theo đúng quy định hiện hành; công tác rà soát, kiểm tra được chú trọng. Việc quản lý, sử dụng con dấu của UBND tỉnh, Ban Cán sự Đảng UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, tổ chức Đảng, đoàn thể cơ quan được đảm bảo an toàn tuyệt đối, đúng trình tự theo quy định hiện hành. Ngoài ra, tình hình khai thác tài liệu cho các đối tượng có nhu cầu được thực hiện nghiêm túc, ghi chép đầy đủ vào sổ theo dõi, tính đến đầu tháng 12/2018 đã có 120 lượt khai thác tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh.

Tuy nhiên, khối lượng tài liệu từ các phòng chuyên môn chuyển giao cho lưu trữ cơ quan rất lớn mà nhân sự làm công tác lưu trữ cơ quan có sự biến động nên phần nào ảnh hưởng đến hoạt động. Số lượng tài liệu, hồ sơ, văn bản lưu trữ ngày càng nhiều, khối lượng lớn trong khi diện tích kho lưu trữ còn hạn chế. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu chưa được thực hiện; trang thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, do đó việc khai thác, tìm kiếm tài liệu còn gặp nhiều khó khăn. Việc điều tra, thống kê và lập danh mục tài liệu quý, hiếm còn hạn chế. Khối lượng văn bản đi, đến ngày càng gia tăng, thời gian gấp dẫn đến công tác kiểm tra, rà soát nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản... ở một số khâu còn thiếu chặt chẽ nên đôi lúc xảy ra một số sai sót, chậm trễ, thiếu kịp thời.

Để tiếp tục phổ biến, thực hiện tốt các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ, năm 2019, Văn phòng UBND tỉnh tiếp tục xây dựng Kế hoạch văn thư, lưu trữ năm 2019 làm cở sở thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo hiệu quả, đúng quy định; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện hoạt động liên quan đến nghiệp vụ văn thư; tăng cường áp dụng ISO 9001:2008 trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với những quy trình đã được Thủ trưởng cơ quan công bố. Song song với đó, đơn vị cũng sẽ định kỳ thu thập, phân loại, chỉnh lý, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu tại phòng làm việc của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và phòng chuyên môn; rà soát quy định hiện hành để tham mưu, ban hành, sửa đổi Quy chế văn thư, lưu trữ cơ quan; xây dựng nội quy khai thác và sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ; thực hiện đúng quy định chế độ thông tin, báo cáo theo yêu cầu; đồng thời phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tiến hành chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan theo Kế hoạch của UBND tỉnh...

Minh Huyền