Thực hiện Kế hoạch số 22/KH-BCĐ ngày 24/01/2013 của Ban Chỉ đạo Kỷ niệm 10 năm Vườn Quốc gia Phong Nha - Kẻ Bàng được UNESCO công nhận là Di sản thiên nhiên thế giới và Lễ hội hang động Quảng Bình năm 2013 và Thông báo Kết luận số 690/TB-VPUBND ngày 25/4/2013 của Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Hữu Hoài tại cuộc họp nghe báo cáo công tác chuẩn bị tổ chức Kỷ niệm 10 năm Vườn Quốc gia Phong Nha - Kẻ Bàng được UNESCO công nhận là Di sản thiên nhiên thế giới và Lễ hội hang động Quảng Bình năm 2013.

Trong thời gian qua Văn phòng UBND tỉnh đã phối hợp chặt chẽ với Sở Văn hóa Thể thao & Du lịch, các đơn vị liên quan triển khai công tác chuẩn bị phục vụ Kỷ niệm 10 năm Vườn Quốc gia Phong Nha - Kẻ Bàng được UNESCO công nhận là Di sản thiên nhiên thế giới và Lễ hội hang động Quảng Bình năm 2013. Để tiếp tục thực hiện tốt các nội dung công việc theo nhiệm vụ được phân công, bảo đảm, đón tiếp tận tình, chu đáo đại biểu về dự Kỷ niệm 10 năm Vườn Quốc gia Phong Nha - Kẻ Bàng được UNESCO công nhận là Di sản thiên nhiên thế giới và Lễ hội hang động Quảng Bình năm 2013, Văn phòng UBND tỉnh phân công trách nhiệm cụ thể như sau:

1. Danh sách mời đại biểu

Danh sách mời đại biểu đã hoàn chỉnh, trên cơ sở tiếp thu ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Ban Chỉ đạo Lễ kỷ niệm tỉnh, trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh đại biểu mời, giao Đ/c Đinh Thị Lan, Trưởng phòng Văn xã, kịp thời bổ sung danh sách theo ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh và BCĐ Lễ kỷ niệm.

2. Giấy mời

2.1. Đã được duyệt về mẫu, nội dung, hình thức và triển khai in, số lượng 300 giấy mời. Từ ngày 10/5/2013, Bộ phận Văn thư, phòng HCTC căn cứ danh sách đại biểu mời, viết giấy mời và gửi đến các đại biểu, ưu tiên đại biểu Trung ương và ngoài tỉnh trước.

2.2. Danh sách đại biểu được mời bổ sung giao Bộ phận Văn thư phối hợp với đồng chí Đinh Thị Lan, Trưởng phòng Văn xã, thực hiện kịp thời khi có ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh.

3. Phù hiệu và biển xe ưu tiên

3.1. Phù hiệu các loại 550 cái, cụ thể:

- Phù hiệu đại biểu: 250 cái

- Phù hiệu Ban Chỉ đạo: 10 cái

- Phù hiệu Ban Tổ chức: 20 cái

- Phù hiệu phóng viên báo chí: 30 cái

- Phù hiệu phục vụ: 100 cái

- Phù hiệu diễn viên và e kíp làm truyền hình: 140 cái

(Tất cả các loại phù hiệu đều có dây đeo theo mẫu đó được duyệt)

3.2. Biển xe ưu tiên các loại 290 cái, cụ thể:

- Biển ưu tiên A đỏ: 50 cái - Xe Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, các bộ ngành cơ quan Trung ương, Tổ chức Quốc tế, Tỉnh bạn, Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực HĐND, UBND, UBMTTQVN tỉnh.

- Biển xe ưu tiên chữ màu đỏ: 25 cái, gồm: Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức.

- Biển xe ưu tiên B xanh: - Một số xe lãnh đạo sở, ngành cấp tỉnh và các đối tượng đại biểu còn lại (Không đi xe chung tại trụ sở UBND tỉnh).

 - Biển Xe phục vụ màu đỏ: 15 cái.

(Các loại biển xe nêu trên đó được duyệt mẫu và đóng dấu UBND tỉnh ở góc bên trái trước khi cấp phát).

 3.3. Giao Trưởng phòng QTTV tham mưu mẫu trình lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh duyệt, đặt in, kiểm tra chất lượng, nội dung và chỉ đạo bộ phận lễ tân, phục vụ Phòng QTTV tổ chức nhận, liên lạc, giao các đơn vị có đại biểu dự theo danh sách mời, trong 3 ngày từ ngày 22/5 đến 24/5/2013; riêng Phù hiệu và biển xe Đại biểu nghỉ tại Khu du lịch Sun Spa Resort Mỹ Cảnh - Bảo Ninh giao đồng chí Phạm Sỹ Hùng, Trưởng phòng QTTV, gửi trực tiếp đại biểu khi vào nhận phòng nghỉ; Các loại phù hiệu và biển xe ưu tiên các đối tượng theo đề nghị của Sở VHTT&DL tại Công văn số 317/SVHTTDL-XDNSVH&GD ngày 13/5/2013, giao Sở VHTT&DL nhận, gửi lại đại biểu.

4. Quà tặng đại biểu:

4.1. Quà tặng đại biểu Trung ương, Tỉnh bạn, Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực HĐND, UBND tỉnh, các tổ chức Quốc tế, Đài Truyền hình Việt nam, bao gồm: 01 quyển sách ảnh do Dự án Phong Nha - Kẻ Bàng cung cấp, 01 quyển Kỷ yếu Hội thảo khoa học về PNKB do Sở Khoa học & Công nghệ cung cấp, 01 quyển Tạp chí Văn hóa do Tạp chí Văn hóa Quảng Bình cung cấp và 01 số báo đặc biệt phát hành nhân dịp ngày tổ chức Lễ kỷ niệm do báo Quảng Bình cung cấp.

4.2. Quà tặng các đại biểu còn lại, bao gồm: 01 quyển sách ảnh do Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch cung cấp, 01 quyển Kỷ yếu Hội thảo khoa học về PNKB do Sở Khoa học & Công nghệ cung cấp và 01 số báo đặc biệt phát hành nhân dịp ngày tổ chức Lễ kỷ niệm do báo Quảng Bình cung cấp.

4.3. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm làm túi đựng quà, số lượng 300 cái, theo mẫu được duyệt.

Số lượng các loại quà tặng nêu trên, giao đồng chí Hoàng Thị Nga, Phó Văn phòng UBND tỉnh, theo dõi chỉ đạo, đôn đốc, liên hệ các đơn vị liên quan thực hiện và giao đồng chí Nguyễn Thị Hằng, Tổ trưởng Tổ Lễ tân, phục vụ nhận về Văn phòng UBND tỉnh trước ngày 21/5/2013 để bỏ vào túi quà, phát cho đại biểu theo từng đối tượng quy định tại mục 4.1 và 4.2.

5. Công văn, kế hoạch:

5.5. Kế hoạch UBND tỉnh tổ chức đón tiếp đại biểu Cấp cao Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội vào dự Lễ kỷ niệm giao đồng chí Nguyễn Quang Ngọc, Phó phòng Nội chính, Phụ trách phòng, tham mưu.

5.2. Công văn gửi Công an tỉnh, Sở GTVT về phân luồng xe ô tô tối ngày 25/5/2013, ngày tổ chức Lễ và Công văn thông báo các đối tượng đại biểu thuộc sở, ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh, đại biểu các doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn và các doanh nghiệp liên quan theo danh sách đại biểu được mời đi dự lễ kỷ niệm bằng phương tiện ô tô chung tập trung tại trụ sở UBND tỉnh, giao Đ/c Đinh Thị Lan, Trưởng phòng Văn xã, tham mưu.

5.3. Công văn gửi các sở, ngành, BQL Vườn Quốc gia - Phong nha Kẻ Bàng, Trường Đại học Quảng Bình, điều xe ô tô phục vụ đưa đón đại biểu Trung ương (đi bằng đường hàng không) vào dự lễ, đại biểu các sở, ban, ngành đoàn thể cấp tỉnh, ... đi dự lễ bằng xe ô tô chung 40 chổ ngồi tại trụ sở UBND tỉnh và Công văn gửi Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh đề nghị bố trí xe đưa đón đại biểu nguyên Ủy viên Thường vụ Tỉnh ủy, Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh nhiệm kỳ 2005-2010 theo danh sách mời, giao đồng chí Phạm Sỹ Hùng, Trưởng phòng QTTV, tham mưu.

6. Liên hệ nắm lại danh sách đại biểu ngoại tỉnh về dự Lễ

 Đ/c Hoàng Thị Nga, Phó Văn phòng chỉ đạo, giao các đồng chí: Phạm Sỹ Hùng, Trưởng phòng QTTV; Trần Thị La, Phó Trưởng phòng TCHC; Dương Thị Bình, Chuyên viên Bộ phận Văn thư, liên lạc nắm danh sách đại biểu Trung ương, Tổ chức Quốc tế, tỉnh bạn, cập nhật danh sách báo cáo UBND tỉnh, Ban tổ chức Lễ kỷ niệm và Chánh Văn phòng UBND tỉnh trước ngày 23/5/2013 để chủ động bố trí đón tiếp.

7. Đón tiếp Đại biểu ngoài tỉnh tại trụ sở UBND tỉnh

- Đ/c Nguyễn Xuân Khiều, Phó Văn phòng

- Đ/c Lê Anh Tuấn, Phó Văn phòng

- Đ/c Hoàng Thị Nga, Phó Văn phòng

- Đ/c Phạm Sỹ Hùng, Trưởng phòng QTTV

- Đ/c Nguyễn Hoài Nam, Trưởng phòng KTTH

- Đ/c Trần Văn Hoài, Trưởng phòng Kinh tế ngành

- Đ/c Trần Hữu Dân, Phó phòng Nội chính

- Đ/c Phạm Thị Phương Nhung, Phó phòng QTTV

- Đ/c Nguyễn Thị Hằng, Tổ trường Tổ Lễ tân, phòng QTTV

- Đ/c Trần Thị Lê, nhân viên lễ tân, phòng QTTV

- Đ/c Phạm Thị Diệu Quyên, nhân viên lễ tân, phòng QTTV

Thời gian đón tiếp từ 14 giờ 00 ngày 24/5/2013 đến 17 giờ 00 ngày 25/5/2013.

8. Đón tiếp đại biểu nghỉ tại Sun Spa Resort Mỹ Cảnh - Bảo Ninh và tháp tùng Đoàn đi dự Lễ tại Động Thiên Đường

8.1. Đ/c Trương An Ninh, Chánh Văn phòng; Đ/c Nguyễn Xuân Khiều, Phó Văn phòng; Đ/c Lê Anh Tuấn, Phó Văn phòng; Đ/c Phạm Sỹ Hùng, Trưởng phòng QTTV; Đ/c Nguyễn Quang Ngọc, Phó phòng Nội chính, Phụ trách phòng; Đ/c Nguyễn Thị Hằng, Tổ trường Tổ Lễ tân.

8.2. Đối tượng khách: Đoàn Cấp cao Đảng, Nhà nước, Chính phủ, Quốc hội, một số bộ, ngành Trung ương, Đại biểu là con em Quảng Bình có chức vụ từ Thứ trưởng và tương đương trở lên hoặc nguyên là Ủy viên TVTU; Đại biểu Trung ương đã công tác, làm việc tại Quảng Bình.

8.3. Việc bố trí mời cơm các đại biểu về dự Lễ kỷ niệm căn cứ vào tình hình thực tế, số lượng, thành phần, đối tượng đại biểu, phòng QTTV tham mưu, báo cáo Chánh Văn phòng quyết định để bố trí mời Lãnh đạo tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng và cử cán bộ, nhân viên phòng QTTV theo dõi, phục vụ.

9. Đón tiếp đại biểu trong tỉnh đối tượng đi xe chung

Giao đồng chí Trần Văn Hoài, Trưởng phòng Kinh tế ngành; Đ/c Nguyễn Quang Ngọc, Phó phòng Nội chính, Phụ trách phòng; Đ/c Trần Hữu Dân, Phó phòng Nội chính, đón tiếp, bố trí, sắp xếp đại biểu trong tỉnh đối tượng đi xe chung 40 chổ ngồi và đưa Đoàn đi dự Lễ Kỷ niệm tại Động Thiên Đường, thời gian thực hiện từ 18 giờ 00 ngày 25/5/2013 tại trụ sở UBND tỉnh.

10. Công tác đón tiếp, phục vụ đại biểu tại Động Thiên Đường

10.1. Đồng chí Nguyễn Trần Quang, Phó Văn phòng UBND tỉnh, thành viên Ban Tổ chức, Đ/c Đinh Thị Lan, Trưởng phòng Văn xã; Đ/c Lê Duy Đồng, Chuyên viên Phòng Văn xã, phối hợp với Ban Tổ chức để hướng dẫn, bố trí, sắp xếp chổ ngồi cho đại biểu theo vị trí quy định.

10.2. Đồng chí Nguyễn Xuân Khiều, Phó Văn phòng UBND tỉnh, Đ/c Phạm Sỹ Hùng, Trưởng phòng QTTV, phối hợp với cán bộ Phòng PA83 Công an tỉnh  cùng bộ phận kiểm soát vé tại cửa vào Động Thiên Đường để xử lý các vấn đề liên quan đến đại biểu, cán bộ phục vụ Lễ kỷ niệm vào trong Động.

11. Gửi Quà đại biểu:

11.1. Quà đại biểu ngoài tỉnh: Khi đón tiếp đại biểu tại trụ sở UBND tỉnh, bộ phận đón tiếp căn cứ vào giấy mời, nhận quà, phù hiệu đại biểu, biển xe ưu tiên, gửi trực tiếp cho đại biểu; trường hợp đại biểu về khách sạn không qua bộ phận đón tiếp thì bộ phận phụ trách tại khách sạn báo danh sách, nhận quà gửi lại đại biểu.

11.2. Quà đại biểu trong tỉnh: Căn cứ vào giấy mời và danh sách đại biểu giao nhận trực tiếp tại Văn phòng UBND tỉnh, giao đồng chí Phạm Sỹ Hùng, Trưởng phòng QTTV, phân công, chỉ đạo và đồng chí Nguyễn Thị Hằng, Tổ trưởng Tổ Lễ tân, phục vụ, phụ trách, bố trí cán bộ liên lạc các đơn vị, giao quà, phù hiệu đại biểu, biển xe ưu tiên xong trước ngày 24/5/2013.

Văn phòng UBND tỉnh thông báo đến các phòng, bộ phận, cá nhân liên quan được phân công, chủ động thực hiện phục vụ tốt đại biểu về dự kỷ niệm tận tình, chu đáo, trọng thị, bảo đảm thành công tốt đẹp. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì phát sinh báo cáo trực tiếp Chánh Văn phòng UBND tỉnh để kịp thời chỉ đạo, thực hiện.

Nguồn: Thông báo số 827/TB-VPUBND ngày 16/5/2013