Tham dự buổi họp có đại diện Sở Thông tin và Truyền thông, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh cùng cán bộ, công chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

Hiện Văn phòng UBND tỉnh chỉ mới áp dụng một số tính năng cơ bản của phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, vì vậy để nâng cao hoạt động quản lý và chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Tin học - Công báo đã tham mưu đề xuất phương án mở rộng khai thác các tính năng của phần mềm để phục vụ quản lý và theo dõi đối với Lãnh đạo, Văn thư và chuyên viên. Cụ thể Văn thư sẽ áp dụng thêm chức năng đính kèm file văn bản điện tử cho tất cả văn bản đến (trừ văn bản mật và văn bản quy định không đính kèm); quản lý văn bản đến có yêu cầu sao y, chuyển tiếp hoặc chuyển trả trên phần mềm; scan và đính kèm văn bản đi đã đóng dấu để gửi qua mạng. Đối với Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh sẽ áp dụng thêm chức năng cập nhật thông tin xử lý văn bản đến trên phần mềm và tạo phiếu yêu cầu xử lý công việc. Chuyên viên sẽ mở rộng chức năng chuyển tiếp văn bản đến cho người khác xử lý; xử lý văn bản đến bằng cách cập nhật thông tin xử lý văn bản đến, tạo lập văn bản dự thảo từ văn bản đến và xử lý Phiếu yêu cầu công việc; theo dõi hồi báo văn bản đi..., đồng thời nâng cấp phiên bản phần mềm sử dụng mới hơn để đảm bảo trong việc khai thác sử dụng được ổn định và thuận tiện hơn như: bổ sung, sắp xếp và bố cục lại các mục chức năng bên trái cửa sổ theo các nhóm công việc nhằm thuận tiện cho Lãnh đạo, Văn thư và Chuyên viên trong việc xử lý, tra cứu tìm kiếm văn bản.

Tại buổi họp, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, các chuyên viên đã thảo luận về phương án mở rộng tính năng Phần mềm quản lý văn bản và điều hành, trong đó tập trung vào các vấn đề như khai thác thêm một số tính năng hiện có của phần mềm để nâng cao hiệu quả sử dụng; việc tra cứu, tìm kiếm văn bản trên phần mềm, công tác đính kèm văn bản; sử dụng văn bản điện tử...

Phát biểu tại buổi họp, Chánh Văn phòng UBND tỉnh đã nêu rõ mục đích của việc mở rộng, khai thác các tính năng của Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại Văn phòng UBND tỉnh, đồng thời yêu cầu Trung tâm Tin học – Công báo tiếp thu ý kiến góp ý của Lãnh đạo Văn phòng, các chuyên viên để bổ sung, hoàn thiện phương án triển khai mở rộng khai thác các tính năng của phần mềm. Đồng chí cũng giao Trung tâm Tin học – Công báo tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ, chuyên viên, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh sử dụng Phần mềm và đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông đôn đốc các đơn vị phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh để triển khai có hiệu quả Phần mềm.