Theo đó, để triển khai việc số hóa văn bản điện tử từ văn bản giấy, ký số và gửi, nhận văn bản điện tử theo tiến độ của UBND tỉnh giao, Chánh Văn phòng UBND tỉnh yêu cầu Trung tâm Tin học - Công báo chủ trì, phối hợp với Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính tổ chức hướng dẫn văn thư về ký số cơ quan, kiểm tra chữ ký số, quy trình xử lý văn bản điện tử có ký số, số hóa văn bản điện tử từ văn bản giấy (có ký số cơ quan) của văn thư và hướng dẫn bổ sung các kỹ năng ứng dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành… Các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, chuyên viên khối nghiên cứu, sau khi được tập huấn, hướng dẫn, thực hiện thí điểm việc trình Lãnh đạo Văn phòng ký số ít nhất đối với 04 loại văn bản điện tử tại Danh mục kèm theo Công văn số 501/UBND-KSTT (trừ văn bản mật) chậm nhất kể từ ngày 01/6/2019 theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại Chỉ thị số 05/CT-UBND.

Mặt khác, Chánh Văn phòng UBND tỉnh cũng yêu cầu Bộ phận Văn thư chủ trì, phối hợp Trung tâm Tin học - Công báo, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thực hiện phát hành văn bản điện tử đi có chữ ký số của Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh hoặc được số hóa từ văn bản giấy (có ký số cơ quan) đối với những văn bản được phép gửi trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (trừ văn bản mật, văn bản không gửi trên Hệ thống hoặc văn bản không đính kèm file theo chỉ đạo của Lãnh đạo UBND tỉnh); không gửi văn bản giấy đối với 04 loại văn bản điện tử đi đã có chữ ký số của Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh hoặc được số hóa từ văn bản giấy (có ký số cơ quan) tại Danh mục kèm theo Công văn số 501/UBND-KSTT theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại Chỉ thị số 05/CT-UBND (trừ văn bản mật); sử dụng phần mềm để kiểm tra chữ ký số, tính hợp pháp của các văn bản điện tử đến nhận được trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

Đặc biệt, Bộ phận Văn thư thực hiện chức năng từ chối, không tiếp nhận, trả lại các văn bản đến do các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện gửi đến trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa gắn kèm file văn bản điện tử có ký số hoặc số hóa từ văn bản giấy (có ký số cơ quan), hoặc các văn bản giấy gửi đến mà theo quy định pháp luật hoặc UBND tỉnh yêu cầu phải gửi trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành...

Mai Anh