Cụ thể, để tăng cường công tác quản lý, kiểm tra và bảo quản an toàn tài liệu trong kho lưu trữ, giảm đến mức thấp nhất hậu quả do thiên tai gây ra, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố, thị xã thường xuyên tuyên truyền, phổ biến đến cán bộ, công chức, viên chức về việc bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong mùa mưa, bão, lũ, đặc biệt là những công chức, viên chức thường xuyên tiếp xúc với hồ sơ, tài liệu; định kỳ tổ chức tập huấn, thực hành về cứu nạn, cứu hộ và phòng, chống lụt, bão.

Trên cơ sở phương án phòng, chống lụt, bão chung của cơ quan, tổ chức đã xây dựng, Thủ trưởng các đơn vị cần chủ động chỉ đạo xây dựng phương án riêng đối với phòng, kho bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung nội quy phòng, chống lụt, bão của kho lưu trữ; đồng thời tăng cường kiểm tra, bố trí trực tại phòng, kho để đảm bảo ứng cứu xử lý nhanh nhất tình huống khẩn cấp xảy ra. Đối với các cơ quan, tổ chức, địa phương đang bố trí kho cải tạo, kho tạm cần tiến hành việc chống thấm, dột, thông gió để tài liệu lưu trữ không bị ướt và ẩm mốc.

Sở Nội vụ cũng lưu ý các đơn vị, địa phương theo dõi, cập nhật diễn biến về mưa, bão, lũ trên phương tiện thông tin đại chúng để chủ động bảo vệ, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ, hạn chế thiệt hại do mưa, bão, lũ gây ra; bố trí kinh phí xây dựng mới, cải tạo nâng cấp kho tàng theo đúng quy định nhằm bảo quản tốt và an toàn cho tài liệu lưu trữ cũng như thực hiện đúng chế độ nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước, tránh để hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại cá nhân, bộ phận, phòng của các cơ quan, tổ chức.

Trong trường hợp hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, mất mát do mưa, bão, lũ gây ra, các đơn vị, địa phương cần kịp thời thống kê về Sở Nội vụ để tập hợp báo cáo UBND tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có sự chỉ đạo, tìm biện pháp khắc phục thiệt hại.

Hồng Mến