Theo đó, Sở Nội vụ yêu cầu cụ thể về hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phải đáp ứng quy định tại Điều 9 và khoản 3 Điều 14 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ gồm cách thức chuẩn bị, nộp hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính; điều kiện của kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử. Cùng với đó, Sở nêu rõ tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính; trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào lưu trữ cơ quan theo quy định về công tác văn thư và quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Sở Nội vụ cũng yêu cầu các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố bảo quản hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử của cơ quan đảm bảo nội dung, bao gồm: Hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử bảo quản an toàn, được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp; lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử, sử dụng biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng bảo đảm không thay đổi nội dung hồ sơ; phương tiện lưu trữ hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.

Bên cạnh việc bảo đảm cơ sở dữ liệu hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên phương tiện lưu trữ; bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử, Sở còn lưu ý các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập cơ sở dữ liệu hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử và đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn; thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu; người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức trong đó có hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử chịu trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi…

Ngoài ra, Sở cũng nêu rõ việc kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu giải quyết thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan tổ chức.

Sở Nội vụ đề nghị các sở, ban, ngành cấp tỉnh, huyện, thị xã, thành phố căn cứ quy định của Nhà nước về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử và hướng dẫn để triển khai thực hiện việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử của cơ quan tổ chức.

PV Minh Huyền