Bên cạnh đó, các sở, ngành, đơn vị và địa phương chủ động xây dựng phương án phòng, chống lụt bão riêng đối với các kho (phòng) bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; chuẩn bị phương tiện chuyên dụng phòng, chống lụt bão theo đúng quy định của Nhà nước; thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở, khắc phục tồn tại, thiếu sót về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phân công lực lượng thường trực để kịp thời xử lý khi có sự cố xảy ra; chỉ đạo xây dựng, bố trí kho (phòng) lưu trữ ở địa điểm thuận tiện giao thông, có diện tích phù hợp đảm bảo điều kiện kỹ thuật, môi trường để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

Mặt khác, các cơ quan, tổ chức, địa phương căn cứ tình hình cụ thể để xây dựng kế hoạch bổ sung cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu trong kho như giá đựng tài liệu, bìa, hộp, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí…; hệ thống điện trong kho (phòng) phải lắp đặt riêng và thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện; hạn chế nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, côn trùng và điều kiện bảo quản, sử dụng tài liệu. 

Ngoài ra, các sở, ngành, đơn vị và địa phương thực hiện nghiêm công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; tổ chức chỉnh lý, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ đảm bảo thuận lợi cho việc vận chuyển, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu.

PV Mai Anh