Để phòng ngừa việc lợi dụng sơ hở trong công chứng hợp đồng giao dịch nhằm lừa đảo, chiếm đoạt tài sản, Sở Tư pháp yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng thường xuyên phổ biến, cập nhật thông tin về phương thức, thủ đoạn lừa đảo, chiếm đoạt tài sản, làm giả con dấu, tài liệu... cho đội ngũ công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ của tổ chức mình biết, thận trọng và đề cao cảnh giác trong quá trình tiếp nhận, thụ lý, giải quyết các việc làm công chứng; thực hiện nghiêm túc quy trình, thủ tục công chứng theo quy định của Luật Công chứng, văn bản hướng dẫn thi hành, văn bản liên quan đến nghiệp vụ công chứng, tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. Khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng cần công chứng cần kiểm tra kỹ giấy tờ, tài liệu, đặc biệt là giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản, giấy tờ tùy thân của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; quan tâm đầu tư, trang bị phương tiện, cơ sở vật chất có khả năng phát hiện giấy tờ giả, nhận dạng người.

Bên cạnh đó, các tổ chức hành nghề thực hiện nghiêm túc việc tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng trên phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng; kịp thời chia sẻ thông tin tham khảo về giấy tờ, tài liệu giả hoặc có dấu hiệu bị làm giả lên phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng để công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh tham khảo trước khi chứng nhận hợp đồng, gia dịch.

Trong lúc chưa có phần mềm kết nối giữa cơ sở dữ liệu công chứng với cơ sở dữ liệu về đăng ký đất đai và phần mềm liên quan khác, tổ chức hành nghề công chứng chủ động tăng cường phối hợp với các cơ quan trong việc xác minh thông tin về nguồn gốc tài sản, nhân thân của người yêu cầu công chứng nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá tổ chức, cá nhân.

Hồng Mến