Theo đó, Sở Nội vụ đề nghị các sở, ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động về việc bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong mùa mưa, bão, lũ; đồng thời định kỳ tổ chức tập huấn, thực hành về phòng, chống mưa, bão, lũ. 

Bên cạnh đó, trên cơ sở phương án phòng, chống mưa, bão, lũ chung của cơ quan, tổ chức đã xây dựng, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chủ động chỉ đạo xây dựng phương án riêng đối với các phòng, kho lưu trữ; tăng cường việc kiểm tra, bố trí trực tại từng phòng, kho để đảm bảo ứng cứu xử lý nhanh nhất những tình huống khẩn cấp xảy ra. 

Đối với các cơ quan, tổ chức, địa phương đang bố trí kho tạm cần tiến hành việc chống thấm, dột, thông gió nhằm bảo quản tài liệu lưu trữ không bị ướt, ẩm mốc, mối mọt gây hư hỏng tài liệu lưu trữ; chủ động theo dõi, cập nhật diễn biến về mưa, bão, lũ trên phương tiện thông tin đại chúng để chủ động bảo vệ, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ, hạn chế thiệt hại do mưa, bão, lũ gây ra.

Ngoài ra, cùng với việc có phương án cải tạo, nâng cấp phòng kho lưu trữ tài liệu theo đúng quy định nhằm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ, các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời báo cáo về Sở Nội vụ trong các trường hợp hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, mất mát do mưa, bão, lũ gây ra để Sở tập hợp báo cáo UBND tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có sự chỉ đạo và tìm các biện pháp khắc phục thiệt hại.

PV Minh Huyền