Qua kiểm tra thực tế cho thấy, các phòng, ban, đơn vị và UBND xã, phường trên địa bàn thành phố đã thực hiện khá tốt việc niêm yết công khai TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết được UBND tỉnh công bố theo 02 hình thức: Trên Bảng niêm yết TTHC, đóng thành Sổ hướng dẫn đặt tại nơi tiếp nhận hồ sơ và cập nhật công khai trên Trang thông tin điện tử của đơn vị. UBND thành phố cũng thiết lập, vận hành khá đầy đủ chuyên mục “Quy hoạch, Kế hoạch, Chính sách và tài liệu pháp lý khác trên Trang thông tin điện tử của thành phố” theo Kế hoạch hoạt động kiểm soát TTHC.

Cùng với đó, mặc dù khối lượng hồ sơ TTHC do thành phố giải quyết khá lớn so với UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh nhưng phần lớn các lĩnh vực đã giải quyết hồ sơ đảm bảo quy định pháp luật và yêu cầu quản lý Nhà nước. Các lĩnh vực thực hiện tại Trung tâm giao dịch một cửa, một cửa liên thông thành phố và Bộ phận một cửa của UBND xã, phường đã áp dụng quy trình theo dõi việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trả kết quả trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử. Đặc biệt, UBND thành phố là đơn vị đi đầu trong các địa phương sử dụng và khai thác có hiệu quả Hệ thống thông tin một cửa điện tử từ giai đoạn chạy thử nghiệm đầu năm 2017 đến nay.

Theo báo cáo năm 2017 và 9 tháng đầu năm 2018, UBND thành phố Đồng Hới đã tiếp nhận 10 phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính và hành vi hành chính. Đến nay, các phản ánh, kiến nghị được tiếp nhận, giải quyết đúng theo quy định của pháp luật. Tại Trung tâm Giao dịch một cửa, một cửa liên thông thành phố và UBND phường Đồng phú được kiểm tra niêm yết công khai địa chỉ cơ quan giúp UBND tỉnh tiếp nhận phản ánh, kiến nghị và nội dung hướng dẫn thực hiện phản ánh, kiến nghị theo đúng mẫu. UBND thành phố cũng đã thiết lập Chuyên mục “Người dân hỏi, cơ quan chức năng trả lời” nhằm hướng dẫn, giải đáp, xử lý ý kiến phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính, hành vi hành chính trên Trang Thông tin điện tử đơn vị. Các đơn vị trên địa bàn thành phố cũng sử dụng hòm thư góp ý, hướng dẫn đối tượng thực hiện TTHC phản ánh, kiến nghị cho lãnh đạo UBND, đồng thời công khai số điện thoại đường dây nóng để kịp thời giải đáp những thắc mắc của cá nhân, tổ chức liên quan đến lĩnh vực giải quyết.

Tuy nhiên, việc niêm yết công khai TTHC của một số phòng, ban và đơn vị chưa thực hiện đúng quy định tại Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phòng Chính phủ và Công văn số 35/STP-KSTT ngày 09/01/2017 của Sở Tư pháp về việc hướng dẫn lập Danh mục TTHC tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết qua dịch vụ bưu chính công ích. Một số lĩnh vực đang tiếp nhận trực tiếp tại phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố chưa đưa vào Bộ phận một cửa theo quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP và Kế hoạch hoạt động kiểm soát TTHC năm 2018 của UBND tỉnh. Hiện còn nhiều TTHC chưa được cập nhật tình hình giải quyết TTHC lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh theo quy định. Việc xây dựng quy trình nội bộ trong giải quyết TTHC còn nhiều quy trình chưa thực hiện đúng theo hướng dẫn của tỉnh. Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả được in trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử của một số TTHC khai báo thiếu chính xác thông tin về thành phần hồ sơ thực tế tiếp nhận, dẫn đến không xác định được giấy tờ, hồ sơ người dân đã nộp...

Để thực hiện tốt hơn hoạt động kiểm soát TTHC theo quy định, UBND thành phố Đồng Hới sẽ tiếp tục quan tâm, chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị, địa phương triển khai cụ thể hóa nhiệm vụ kiểm soát TTHC, trong đó chú trọng bám sát các nhiệm vụ cải cách TTHC được UBND tỉnh giao trong kế hoạch hàng năm của UBND tỉnh; thực hiện nghiêm túc, đúng quy định về việc niêm yết công khai TTHC tại đơn vị, địa phương theo 02 hình thức quy định là trên Bảng niêm yết và đóng thành Sổ hướng dẫn, bao gồm cả thông tin về thực hiện TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích; niêm yết công khai địa chỉ, nội dung hướng dẫn tiếp nhận phản ánh, kiến nghị theo đúng mẫu hướng dẫn. Về giải quyết TTHC, UBND thành phố sẽ tiếp tục chấn chỉnh tình trạng thu thừa thành phần và số lượng hồ sơ mà không giải thích lý do bằng văn bản hoặc mẫu phiếu gửi cho đối tượng biết; nghiêm chỉnh sử dụng mẫu phiếu trong giao dịch, hướng dẫn, trao đổi thông tin với người dân trong giải quyết TTHC; trong quá trình cập nhật tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử, tại những bước có phát sinh giấy tờ cần phải đính kèm file mẫu Phiếu hoặc văn bản phát sinh lên Hệ thống Thông tin một cửa điện tử theo quy định về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC; đồng thời phát huy đi đầu trong việc triển khai việc số hóa hồ sơ điện tử, áp dụng chữ ký số trong giải quyết TTHC.

Ngoài ra, UBND thành phố sẽ tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông đối với tất cả TTHC của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, xã, phường (trừ một số TTHC đặc thù); rà soát sửa đổi, bổ sung quy trình tin học hóa để cập nhật lên Hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh theo đúng quy trình giải quyết TTHC đã được pháp luật quy định; rà soát lại tài khoản người dùng trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh để bổ sung, thay đổi và cấp quyền đầy đủ, chính xác; tăng cường tuyên truyền việc thực hiện tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích nhằm tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trong thực hiện TTHC...

Minh Huyền