Đối với việc tăng cường mối quan hệ phối hợp với các cơ quan có liên quan trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin, 05 năm qua, tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp phối hợp với Công an tỉnh, Viện Kiểm sát Nhân dân tỉnh (KSND), Tòa án Nhân dân (TAND) tỉnh, Cục Thi hành án dân sự (THADS) tỉnh ban hành Quy chế phối hợp số 1252/QCPHLN-STP ngày 21/8/2014 về việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin LLTP trên địa bàn tỉnh, trong đó quy định rõ trách nhiệm của từng cơ quan trong việc phối hợp cung cấp thông tin LLTP. Cũng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Sở Tư pháp đã có nhiều hình thức trong công tác phối hợp như ban hành 08 văn bản hoặc tổ chức các cuộc họp liên ngành để tăng cường phối hợp, trao đổi nghiệp vụ, cộng đồng trách nhiệm nhằm tháo gỡ những khó khăn ,vướng mắc khi cung cấp thông tin LLTP và xác nhận trường hợp đương nhiên xóa án tích thông qua việc cấp Phiếu LLTP.

Để giải quyết tình trạng chậm thời hạn cấp Phiếu LLTP, tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp phối hợp với Trung tâm LLTP Quốc gia áp dụng giải pháp "Kiềng ba chân" trong hoạt động cấp Phiếu LLTP trên địa bàn tỉnh. Sau hơn 05 năm thực hiện giải pháp "Kiềng ba chân", về cơ bản đã giải quyết tình trạng chậm thời hạn cấp Phiếu LLTP, làm giảm thiểu tối đa chi phí, thời gian đi lại của người dân, củng cố niềm tin của người dân đối với cơ quan Nhà nước, góp phần nâng cao Chỉ số cải cách hành chính của địa phương, xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại và hội nhập quốc tế. Trên cơ sở quy định của Luật LLTP và các văn bản hướng dẫn thi hành, sau khi tiếp nhận, kiểm tra thông tin LLTP từ cơ quan có liên quan gửi đến, tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp tiến hành phân loại, xử lý thông tin theo quy định của pháp luật, cập nhật những thông tin thuộc thẩm quyền vào Phần mềm cơ sở dữ liệu LLTP dùng chung. Đối với những thông tin không thuộc thẩm quyền, địa phương đã chuyển cho Trung tâm LLTP Quốc gia và Sở Tư pháp các tỉnh để tiến hành cập nhật theo quy định; thiết lập địa chỉ thư điện tử để thuận tiện trong trao đổi thông tin với đơn vị liên quan như Công an tỉnh, TAND tỉnh, Viện KSND tỉnh, Cục THADS tỉnh, Sở Tư pháp các tỉnh. Tính từ ngày 01/3/2013 đến 30/6/2018, Sở Tư pháp đã tiếp nhận 29.946 thông tin LLTP, trong đó kiểm tra, phân loại 29.946 thông tin LLTP; lập, cập nhật bổ sung 29.380; chưa lập và cập nhật bổ sung 566 thông tin LLTP; cung cấp cho Trung tâm LLTP Quốc gia và Sở Tư pháp các tỉnh 2.993 thông tin; cung cấp, trao đổi dưới dạng điện tử 19.774 thông tin.

Trong 05 năm qua, tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp quan tâm triển khai công tác lưu trữ hồ sơ thông tin LLTP bằng văn bản giấy. Đây là căn cứ để xác định một người có hay không có án tích, bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản. Các hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp trong túi hồ sơ và đưa vào từng ngăn tủ theo thứ tự mã số lập hồ sơ, mỗi hồ sơ đều được lập danh mục cụ thể theo đúng quy định. Định kỳ, công chức làm công tác lập hồ sơ lý lịch tư pháp có nhiệm vụ rà soát số lượng thông tin lý lịch tư pháp bằng giấy, thực hiện thay thế túi hồ sơ LLTP bị hư, hỏng. Đến nay, Sở Tư pháp đã thực hiện lưu trữ 6.574 hồ sơ đồng thời bằng giấy.

Để nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò của công tác LLTP, tỉnh đã chỉ đạo Hội đồng Phổ biến giáo dục pháp luật tỉnh tổ chức hội nghị phổ biến quán triệt Luật LLTP cho đội ngũ cán bộ chủ chốt các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND huyện, thành phố, báo cáo viên pháp luật cấp tỉnh, cán bộ của ngành Tư pháp, TAND, VKSND, cơ quan Công an cấp tỉnh. Ngoài hình thức tổ chức hội nghị phổ biến, quán triệt, Hội đồng Phổ biến giáo dục pháp luật tỉnh cũng đẩy mạnh tuyên truyền bằng nhiều hình thức khác nhau như biên soạn, in ấn, phát hành hơn 35.000 tờ gấp giới thiệu “Một số quy định của Luật Phổ biến giáo dục pháp luật tỉnh” để cấp phát cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu cấp Phiếu LLTP trên địa bàn tỉnh; đăng tải nhiều bài viết có nội dung liên quan đến Luật LLTP trên Bản tin tư pháp; thông qua chuyên mục “Đời sống và Pháp luật” trên Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, Cổng Thông tin điện tử của UBND tỉnh, website của Sở Tư pháp... Thông qua hình thức tuyên truyền, phổ biến, về cơ bản các chế định của Luật LLTP đã đi vào đời sống của Nhân dân trên địa bàn; nhận thức của các cấp, ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của Luật LLTP đã được nâng lên, tạo điều kiện thuận lợi cho UBND tỉnh trong quản lý Nhà nước lĩnh vực này ở địa phương.

Tuy nhiên, hiện Luật LLTP và các văn bản quy định chi tiết chưa quy định về giá trị pháp lý, thời hạn sử dụng Phiếu LLTP; trình tự, thủ tục, thời gian, cơ chế phối hợp xóa án tích trong trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu có án tích và đã đủ thời gian đương nhiên xóa án tích nên quá trình thực hiện còn nhiều khó khăn, bất cập. Công tác phối hợp giữa các cơ quan có liên quan trong việc cung cấp thông tin LLTP đôi lúc chưa thường xuyên, kịp thời, đầy đủ; nhiều thông tin chưa được cung cấp hoặc cung cấp còn thiếu, có sai sót, ảnh hưởng đến yêu cầu quản lý, khai thác, xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP. Hoạt động phối hợp xác minh tình trạng án tích của người có yêu cầu cấp Phiếu LLTP và phối hợp xác minh điều kiện đương nhiên xóa án tích còn chậm, dẫn đến tình trạng chậm trả kết quả cấp Phiếu. Việc tra cứu, xác minh trong trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu bị cơ quan công an “lập căn cước” thường bị chậm và không có kết quả về án tích làm cho tình trạng cấp Phiếu bị chậm so với quy định. Cơ sở dữ liệu LLTP đang trong quá trình mới hình thành nên chưa đầy đủ, đảm bảo chất lượng, số lượng thông tin tồn đọng nên chưa đáp ứng yêu cầu về khai thác, sử dụng, phát huy được vị trí, vai trò quan trọng của Cơ sở dữ liệu LLTP trong tình hình hiện nay...

Để nâng cao chất lượng, hiệu quả của cơ sở dữ liệu LLTP, thời gian tới, tỉnh đề nghị Bộ Tư pháp tham mưu Chính phủ trình Quốc hội sửa đổi, bổ sung Luật LLTP và các văn bản hướng dẫn thi hành theo hướng bổ sung quy định về giá trị pháp lý, thời hạn của Phiếu LLTP; trình tự, thủ tục, thời gian và cơ chế phối hợp trong trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu LLTP đủ điều kiện đương nhiên xóa án tích; phương thức yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp Phiếu LLTP trực tuyến; quy định tách bạch thủ tục, quy trình cấp Phiếu lý lịch tư pháp đối với những trường hợp yêu cầu xóa án tích; quy định rõ hơn về trách nhiệm, chế tài trong việc cung cấp thông tin của các cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Cùng với đó, các Bộ, ngành có liên quan tăng cường sự chỉ đạo, phối hợp trong trao đổi, cung cấp thông tin LLTP để xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP đảm bảo theo yêu cầu của Luật; thực hiện tốt cơ chế phối hợp, rà soát cung cấp thông tin LLTP giữa cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP và cơ quan cung cấp thông tin; quy định rõ trách nhiệm, xử lý trách nhiệm đối với tổ chức,cá nhân có lỗi trong việc phối hợp cung cấp thông tin LLTP. Đặc biệt, địa phương cũng kiến nghị Bộ Công an, Bộ Tư pháp, Bộ Quốc phòng cần chú trọng phối hợp hơn nữa để thực hiện có hiệu quả hơn nữa giải pháp “Kiềng ba chân” trong cấp Phiếu LLTP, không chỉ dừng lại “nói không” với tình trạng “chậm” như đã cam kết với các địa phương mà còn hướng đến “rút ngắn” hơn nữa thời hạn cấp Phiếu cho người có yêu cầu.

Ngoài ra, tỉnh cũng đề nghị các Bộ, ngành liên quan tăng cường công tác tập huấn nghiệp vụ về tiếp nhận, cập nhật, xử lý thông tin LLTP cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác trực tiếp liên quan đến LLTP của các cơ quan có liên quan; tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc nhằm giúp địa phương triển khai thực hiện có hiệu quả Luật LLTP; tạo điều kiện bảo đảm về biên chế, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật cho hoạt động xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu LLTP; đồng thời triển khai mạnh mẽ ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP kết hợp với cấp Phiếu.

Minh Huyền